PROFESJONALNA SEKRETARKA/ ASYSTENTKA

Wiele osób uważa, że stanowisko asystentki/ asystenta nie wymaga specjalnego przygotowania, bo kawę umie parzyć każdy. Jakże błędne myślenie. Nie wszyscy mają predyspozycje i umiejętności niezbędne do pełnienia funkcji asystenta przełożonego. Jaka powinna być prawa ręka szefa?

Parzy kawę, kseruje dokumenty i pilnuje, żeby szefowi nikt nie przeszkadzał - niestety taki stereotyp na temat pracy asystentek nadal istnieje. Rzeczywistość jednak jest inna. Praca asystentki wcale nie jest łatwa i wymaga odpowiednich kompetencji. Donald Trump powiedział: „Jeśli chcesz zrobić dobry biznes, najpierw zatrudnij dobrą asystentkę". Coś w tym jest, ponieważ asystentka/asystent to prawa ręka szefa, która czuwa nie tylko nad swoją pracą, ale także nad obowiązkami szefa.

Asystentka/ asystent często jest wizytówką firmy. Jej zadaniem jest tworzenie dobrego wrażenia zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy. To właśnie ona jest pierwszą osobą, z którą klient ma kontakt jeszcze przed nawiązaniem współpracy, dlatego ważne, aby osoba, zatrudniona na tym stanowisku tworzyła pozytywny wizerunek firmy. Pomóc w tym może wysoka kultura osobista, umiejętności komunikacyjne oraz doskonała znajomość biznesowego savoir vivre.

Znakomita organizacja to umiejętność niezbędna w pracy asystentki, która organizuje nie tylko swój czas pracy, ale również szefa. Osoba na tym stanowisku musi sprawić, aby wszystkie powierzone jej zadania zostały wykonane we wskazanym terminie. Dobra asystentka/ asystent potrafi także z natłoku obowiązków wybrać te, które w danej chwili są najważniejsze. Dzięki właściwemu planowaniu, odpowiednio dobranym metodom, technikom i formom zadań asystentka może usprawnić wykonywanie swoich obowiązków. Istotna jest również skuteczność działania w sytuacjach trudnych, stresujących oraz pod presją czasu.

SZKOLENIE SKIEROWANE JEST DO
 
• sekretarek/asystentek/ asystentów prezesów/dyrektorów
• osób pracujących w biurach zarządu, sekretariatach, recepcjach
• osób, które są zainteresowane tematyką szkolenia

PROGRAM SZKOLENIA

dzień pierwszy - w ujęciu psychologicznym

Dzięki szkoleniu uczestnicy:
• poznają lub przypomną sobie standardy związane z bezpośrednią i  telefoniczną obsługą klienta zewnętrznego i wewnętrznego w pracy sekretariatu/recepcji
• poznają bariery komunikacyjne w wyniku których dochodzi do konfliktów i nieporozumień oraz sposoby na profilaktykę zachowań konfliktowych
• poznają przykładowe metody radzenia sobie z presją zadań
 
1. Wizerunek firmy
• Rola pracowników sekretariatu w obecnej rzeczywistości rynkowej, dlaczego firmy tak dbają o ten obszar?
• Psychologiczne i merytoryczne potrzeby klientów w zależności od stylu komunikacji
 
2. Trudny klient w pracy sekretariatu. Specyfika kontaktu telefonicznego 
• Komunikacja werbalna i niewerbalna w kontakcie telefonicznym - jak może zaszkodzić, jak może pomóc
• Standardy rozpoczynania i kończenia rozmowy - co możemy stracić, co możemy zyskać
• Przełączanie i przekazywanie rozmów - jako łatwy sposób na wygenerowanie trudnych klientów część 1
• Zawieszanie w stan oczekiwania - jako łatwy sposób na wygenerowanie trudnych klientów część 2
• Przyjmowanie wiadomości i odpowiedzialność za nią - jako profilaktyka sytuacji wymagających
• Techniki aktywnego słuchania - parafraza, pytania, uzasadnienie, jako narzędzia kontroli wymagającej rozmowy
 
3. Bezpośredni kontakt z klientem. Zasady savoir vivre
• Obsługa bezpośrednia – wady i zalety, jak to wykorzystywać, na co uważać?
• Rola pierwszego wrażenia w kontakcie pracownika recepcji z klientem. Przywitanie się, podanie ręki, wręczanie wizytówek, przedstawianie osób
• Dress code w pracy sekretariatu/recepcji 
• Organizacja spotkań
 
4. Korespondencja pisemna
• @-etykieta – zasady pisania e-maili 
 
5. Organizacja czasu pracy sekretariatu. Podstawowe zasady planowania
• Wyznaczenie priorytetów zadaniowych 
• Niezauważalne, lecz groźne „pożeracze czasu” 
  

dzień drugi - w ujęciu prawnym

1. Wprowadzenie
• słownictwo w umowach, jak poprawnie czytać umowy i akty prawne, jak interpretować umowy,
• „triki” prawne – jak można coś ukryć w treści umowy, gdzie szukać „pułapek”,
• jak dobrać wzór umowy do konkretnej sytuacji, jakich błędów unikać, skąd czerpać wzory,
• nowoczesne narzędzia prawne – w jaki sposób z nich korzystać przy opracowywaniu i sprawdzaniu umów,
• znaczenie orzecznictwa w rozstrzyganiu wątpliwości prawnych,
• przepisy a umowa – co jest ważniejsze, na co można sobie pozwolić konstruując umowę, najczęściej popełniane błędy.

2. Zawarcie umowy - praktyczne wskazówki
2.1.
• oferta (m.in.: istota oferty – konsekwencje złożenia oferty; termin związania ofertą;  ogłoszenia, reklamy, cenniki – co nie jest ofertą;  oferta w postaci elektronicznej; odwołanie oferty; przyjęcie oferty; opóźniona odpowiedź na ofertę; przyjęcie oferty przez kontrahenta z zastrzeżeniami; konsekwencje nieprawidłowego posługiwania się ofertą; „wycena” w procesie zawierania umowy),
• negocjacje (m.in.: jak przygotować się do negocjacji; zobowiązanie stron do zachowania poufności + kary umowne; prawidłowe określenie momentu zawarcia umowy; „negocjacje pozorne” i ich konsekwencje),
• aukcja i przetarg (m.in. ogłoszenie aukcji lub przetargu; wadium; unieważnienie umowy; obowiązki organizatora aukcji i przetargu).
2.2. 
• list intencyjny („oferta, która nie jest ofertą”; konsekwencja posługiwania się listem intencyjnym; „zobowiązania” wynikające z listu intencyjnego),
• zamówienie kontrahenta, zapytanie ofertowe – jak je traktować, jakie skutki wywierają,
• pisemne lub dokumentowe (e-mail, faks, sms) potwierdzenie zawarcia umowy – korzyści i zagrożenia wynikające z zastosowania potwierdzenia.

2.3.
• wzorzec umowny / Ogólne Warunku Umowy(OWU), Regulamin (m.in.: jakie zasady obowiązują w przy posługiwaniu się wzorcami umownymi w relacjach Przedsiębiorca – Przedsiębiorca, Przedsiębiorca – Konsument; obowiązek doręczenia wzorca kontrahentowi na określony moment; wzorzec w formie elektronicznej; priorytet postanowień umowy nad treścią wzorca; konflikt wzorców umownych – co jest ważniejsze OWU sprzedawcy czy OWU kupującego),
• umowa ramowa – skutki prawne jej zawarcia, na co zwracać szczególną uwagę przy zawieraniu umów ramowych (m.in. procedura zawierania poszczególnych umów, odwoływanie się do umowy ramowej, limit kupiecki), jakich błędów nie popełniać,
• umowa na wyłączność – konsekwencje prawne jej zawarcia, korzyści i zagrożenia wynikające z zawarcia takiej umowy, 
• umowa przedwstępna (m.in.: ważność umowy przedwstępnej; termin zawarcia umowy właściwej; skutki niezawarcia umowy właściwej; przedawnienie roszczeń).
2.4. 
• zawarcie umowy poza lokalem przedsiębiorstwa (np. przy udziale przedstawiciela handlowego), umowy na odległość (np. za pośrednictwem Internetu, telefonu, e-maila, faksu, formy pisemnej) – na co zwrócić szczególną uwagę, jakie obowiązki ciążą na sprzedawcy, jakie są konsekwencje nieprawidłowego pouczenie konsumenta o jego uprawnieniach (prawo zwrotu towaru do 1 roku), zwrot towaru (w jakim zakresie można bronić się przed zwrotem towaru, procedura zwrot towaru).
2.5.  
• forma umowy (ustna, dokumentowa, pisemna, elektroniczna, pisemna z datą pewną, pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym, akt notarialny) a konsekwencje prawne jej niezastosowania.
2.6.
• pełnomocnicy, prokurenci, członkowie zarządu – upoważnieni do zawierania umów, podpisywanie i parafowanie umów oraz załączników; rola KRS i CEIDG; zawieranie umów przez osoby nieuprawnione – konsekwencje prawne. 

3. Konstruowanie umów – elementy wybrane
• zasada swobody umów i jej granice, jak szczegółowa powinna być umowa, 
• klauzule niedozwolone (abuzywne) w umowach – jak je identyfikować, konsekwencje zawarcia klauzul niedozwolonych w umowie, Rejestr Klauzul Niedozwolonych.

4. Nowelizacja - ważne informacje

Przedsiębiorca „Uprzywilejowany” (Przedsiębiorca z uprawnieniami Konsumenta)
• definicja Przedsiębiorcy „Uprzywilejowanego”, które podmioty skorzystają z nowelizacji, jakie obowiązki będą ciążyły na Przedsiębiorcach, którzy nie uzyskają nowego statusu,
• nowe uprawnienia Przedsiębiorcy „Uprzywilejowanego” w zakresie:
- Rękojmi,
- Klauzul niedozwolonych (abuzywnych),
- Zwrotu towaru (nawet do 1 roku),
• regres między przedsiębiorcami w związku z reklamacją Przedsiębiorcy   
 „Uprzywilejowanego”,
• wpływ nowych przepisów na już zawarte umowy; 
• jak dostosować umowy, OWU, regulaminy, karty gwarancyjne, formularze reklamacyjne do wymagań określonych w nowelizacji.
 

UWAGA! Po zapisaniu się na szkolenie i rejestracji, wszystkie kwestie techniczne będą przesyłane mailowo na dzień przed szkoleniem. Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest dokonanie przedpłaty przed rozpoczęciem szkolenia. Organizator nie bierze odpowiedzialności za problemy techniczne lub zerwane połączenie ze strony uczestnika szkolenia.

W celu prawidłowego uczestnictwa w szkoleniu należy posiadać urządzenie (komputer z głośnikami, laptop z głośnikami, smartfon lub tablet) z dostępem do internetu, aby móc w pełni korzystać z możliwości jakie oferujemy. Proponujemy Państwu używać podczas szkolenia słuchawek z mikrofonem (istotne aby móc aktywnie uczestniczyć w interaktywnym wykładzie i mieć możliwość zadawania pytań nie tylko na czacie).

W CENIE SZKOLENIA UWZGLĘDNIONO 

udział w szkoleniu (czas trwania zajęć ok. 4 godzin zegarowych w każdym dniu, w zależności od interakcji uczestników) z możliwością zadawania pytań i wyjaśniania wątpliwości, materiały szkoleniowe w formie elektronicznej oraz certyfikat ukończenia szkolenia w formie elektronicznej  (istnieje możliwość dosłania wersji papierowej).

Organizator szkolenia nie wyraża zgody na jakąkolwiek formę utrwalania, powielania, udostępniania lub nagrywania przebiegu szkolenia. Treść szkolenia i materiały szkoleniowe objęte są prawami autorskimi.

Godziny zajęć:
zajęcia rozpoczynają się w pierwszym i drugim dniu o godzinie 9:00 a kończą ok. godziny 13:00
logowanie i sprawdzanie ustawień: 8:40 – 9:00
W trakcie szkolenia na bieżąco można zadawać pytania.

Powyższe szkolenie możemy zrealizować również dla Państwa w formie szkolenia zamkniętego po zmodyfikowaniu zgodnie z Państwa życzeniem.