PROFESJONALNA SEKRETARKA/ ASYSTENTKA

Wiele osób uważa, że stanowisko asystentki nie wymaga specjalnego przygotowania, bo kawę umie parzyć każdy. Jakże błędne myślenie. Nie wszyscy mają predyspozycje i umiejętności niezbędne do pełnienia funkcji asystenta przełożonego. Jaka powinna być prawa ręka szefa?

Parzy kawę, kseruje dokumenty i pilnuje, żeby szefowi nikt nie przeszkadzał - niestety taki stereotyp na temat pracy asystentek nadal istnieje. Rzeczywistość jednak jest inna. Praca asystentki wcale nie jest łatwa i wymaga odpowiednich kompetencji. Donald Trump powiedział: „Jeśli chcesz zrobić dobry biznes, najpierw zatrudnij dobrą asystentkę". Coś w tym jest, ponieważ asystentka to prawa ręka szefa, która czuwa nie tylko nad swoją pracą, ale także nad obowiązkami szefa.

Asystentka często jest wizytówką firmy. Jej zadaniem jest tworzenie dobrego wrażenia zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy. To właśnie ona jest pierwszą osobą, z którą klient ma kontakt jeszcze przed nawiązaniem współpracy, dlatego ważne, aby osoba, zatrudniona na tym stanowisku tworzyła pozytywny wizerunek firmy. Pomóc w tym może wysoka kultura osobista, umiejętności komunikacyjne oraz doskonała znajomość biznesowego savoir vivre.

Znakomita organizacja to umiejętność niezbędna w pracy asystentki, która organizuje nie tylko swój czas pracy, ale również szefa. Osoba na tym stanowisku musi sprawić, aby wszystkie powierzone jej zadania zostały wykonane we wskazanym terminie. Dobra asystentka potrafi także z natłoku obowiązków wybrać te, które w danej chwili są najważniejsze. Dzięki właściwemu planowaniu, odpowiednio dobranym metodom, technikom i formom zadań asystentka może usprawnić wykonywanie swoich obowiązków. Istotna jest również skuteczność działania w sytuacjach trudnych, stresujących oraz pod presją czasu.

SZKOLENIE SKIEROWANE JEST DO
 
• sekretarek/asystentek prezesów/dyrektorów
• osób pracujących w biurach zarządu, sekretariatach, recepcjach
• osób, które są zainteresowane tematyką szkolenia

PROGRAM SZKOLENIA

dzień pierwszy - w ujęciu psychologicznym

Dzięki szkoleniu uczestnicy:
• poznają lub przypomną sobie standardy związane z bezpośrednią i  telefoniczną obsługą klienta zewnętrznego i wewnętrznego w pracy sekretariatu/recepcji
• poznają bariery komunikacyjne w wyniku których dochodzi do konfliktów i nieporozumień oraz sposoby na profilaktykę zachowań konfliktowych
• poznają przykładowe metody radzenia sobie z presją zadań
 
1. Wizerunek firmy
• Rola pracowników sekretariatu w obecnej rzeczywistości rynkowej, dlaczego firmy tak dbają o ten obszar?
• Psychologiczne i merytoryczne potrzeby klientów w zależności od stylu komunikacji
 
2. Trudny klient w pracy sekretariatu. Specyfika kontaktu telefonicznego 
• Komunikacja werbalna i niewerbalna w kontakcie telefonicznym - jak może zaszkodzić, jak może pomóc
• Standardy rozpoczynania i kończenia rozmowy - co możemy stracić, co możemy zyskać
• Przełączanie i przekazywanie rozmów - jako łatwy sposób na wygenerowanie trudnych klientów część 1
• Zawieszanie w stan oczekiwania - jako łatwy sposób na wygenerowanie trudnych klientów część 2
• Przyjmowanie wiadomości i odpowiedzialność za nią - jako profilaktyka sytuacji wymagających
• Techniki aktywnego słuchania - parafraza, pytania, uzasadnienie, jako narzędzia kontroli wymagającej rozmowy
 
3. Bezpośredni kontakt z klientem. Zasady savoir vivre.
• Obsługa bezpośrednia – wady i zalety, jak to wykorzystywać, na co uważać?
• Rola pierwszego wrażenia w kontakcie pracownika recepcji z klientem. Przywitanie się, podanie ręki, wręczanie wizytówek, przedstawianie osób
• Dress code w pracy sekretariatu/recepcji 
• Organizacja spotkań
 
4. Korespondencja pisemna
• @-etykieta – zasady pisania e-maili 
 
5. Organizacja czasu pracy sekretariatu. Podstawowe zasady planowania
• Wyznaczenie priorytetów zadaniowych 
• Niezauważalne, lecz groźne „pożeracze czasu” 
  

dzień drugi - w ujęciu prawnym

1. Wprowadzenie
• słownictwo w umowach, jak poprawnie czytać umowy i akty prawne, jak interpretować umowy,
• „triki” prawne – jak można coś ukryć w treści umowy, gdzie szukać „pułapek”,
• jak dobrać wzór umowy do konkretnej sytuacji, jakich błędów unikać, skąd czerpać wzory,
• nowoczesne narzędzia prawne – w jaki sposób z nich korzystać przy opracowywaniu i sprawdzaniu umów,
• znaczenie orzecznictwa w rozstrzyganiu wątpliwości prawnych,
• przepisy a umowa – co jest ważniejsze, na co można sobie pozwolić konstruując umowę, najczęściej popełniane błędy.

2. Zawarcie umowy - praktyczne wskazówki
2.1.
• oferta (m.in.: istota oferty – konsekwencje złożenia oferty; termin związania ofertą;  ogłoszenia, reklamy, cenniki – co nie jest ofertą;  oferta w postaci elektronicznej; odwołanie oferty; przyjęcie oferty; opóźniona odpowiedź na ofertę; przyjęcie oferty przez kontrahenta z zastrzeżeniami; konsekwencje nieprawidłowego posługiwania się ofertą; „wycena” w procesie zawierania umowy),
• negocjacje (m.in.: jak przygotować się do negocjacji; zobowiązanie stron do zachowania poufności + kary umowne; prawidłowe określenie momentu zawarcia umowy; „negocjacje pozorne” i ich konsekwencje),
• aukcja i przetarg (m.in. ogłoszenie aukcji lub przetargu; wadium; unieważnienie umowy; obowiązki organizatora aukcji i przetargu).
2.2. 
• list intencyjny („oferta, która nie jest ofertą”; konsekwencja posługiwania się listem intencyjnym; „zobowiązania” wynikające z listu intencyjnego),
• zamówienie kontrahenta, zapytanie ofertowe – jak je traktować, jakie skutki wywierają,
• pisemne lub dokumentowe (e-mail, faks, sms) potwierdzenie zawarcia umowy – korzyści i zagrożenia wynikające z zastosowania potwierdzenia.

2.3.
• wzorzec umowny / Ogólne Warunku Umowy(OWU), Regulamin (m.in.: jakie zasady obowiązują w przy posługiwaniu się wzorcami umownymi w relacjach Przedsiębiorca – Przedsiębiorca, Przedsiębiorca – Konsument; obowiązek doręczenia wzorca kontrahentowi na określony moment; wzorzec w formie elektronicznej; priorytet postanowień umowy nad treścią wzorca; konflikt wzorców umownych – co jest ważniejsze OWU sprzedawcy czy OWU kupującego),
• umowa ramowa – skutki prawne jej zawarcia, na co zwracać szczególną uwagę przy zawieraniu umów ramowych (m.in. procedura zawierania poszczególnych umów, odwoływanie się do umowy ramowej, limit kupiecki), jakich błędów nie popełniać,
• umowa na wyłączność – konsekwencje prawne jej zawarcia, korzyści i zagrożenia wynikające z zawarcia takiej umowy, 
• umowa przedwstępna (m.in.: ważność umowy przedwstępnej; termin zawarcia umowy właściwej; skutki niezawarcia umowy właściwej; przedawnienie roszczeń).
2.4. 
• zawarcie umowy poza lokalem przedsiębiorstwa (np. przy udziale przedstawiciela handlowego), umowy na odległość (np. za pośrednictwem Internetu, telefonu, e-maila, faksu, formy pisemnej) – na co zwrócić szczególną uwagę, jakie obowiązki ciążą na sprzedawcy, jakie są konsekwencje nieprawidłowego pouczenie konsumenta o jego uprawnieniach (prawo zwrotu towaru do 1 roku), zwrot towaru (w jakim zakresie można bronić się przed zwrotem towaru, procedura zwrot towaru).
2.5.  
• forma umowy (ustna, dokumentowa, pisemna, elektroniczna, pisemna z datą pewną, pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym, akt notarialny) a konsekwencje prawne jej niezastosowania.
2.6.
• pełnomocnicy, prokurenci, członkowie zarządu – upoważnieni do zawierania umów, podpisywanie i parafowanie umów oraz załączników; rola KRS i CEIDG; zawieranie umów przez osoby nieuprawnione – konsekwencje prawne. 

3. Konstruowanie umów – elementy wybrane
• zasada swobody umów i jej granice, jak szczegółowa powinna być umowa, 
• klauzule niedozwolone (abuzywne) w umowach – jak je identyfikować, konsekwencje zawarcia klauzul niedozwolonych w umowie, Rejestr Klauzul Niedozwolonych.

4. Nowelizacja 2022/2023

Przedsiębiorca „Uprzywilejowany” (Przedsiębiorca z uprawnieniami Konsumenta)
• definicja Przedsiębiorcy „Uprzywilejowanego”, które podmioty skorzystają z nowelizacji, jakie obowiązki będą ciążyły na Przedsiębiorcach, którzy nie uzyskają nowego statusu,
• nowe uprawnienia Przedsiębiorcy „Uprzywilejowanego” w zakresie:
- Rękojmi,
- Klauzul niedozwolonych (abuzywnych),
- Zwrotu towaru (nawet do 1 roku),
• regres między przedsiębiorcami w związku z reklamacją Przedsiębiorcy   
 „Uprzywilejowanego”,
• wpływ nowych przepisów na już zawarte umowy; 
• jak dostosować umowy, OWU, regulaminy, karty gwarancyjne, formularze reklamacyjne do wymagań określonych w nowelizacji.
 

UWAGA! Po zapisaniu się na szkolenie i rejestracji, wszystkie kwestie techniczne będą przesyłane mailowo na dzień przed szkoleniem. Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest dokonanie przedpłaty przed rozpoczęciem szkolenia. Organizator nie bierze odpowiedzialności za problemy techniczne lub zerwane połączenie ze strony uczestnika szkolenia.

W celu prawidłowego uczestnictwa w szkoleniu należy posiadać urządzenie (komputer z głośnikami, laptop z głośnikami, smartfon lub tablet) z dostępem do internetu, aby móc w pełni korzystać z możliwości jakie oferujemy. Proponujemy Państwu używać podczas szkolenia słuchawek z mikrofonem (istotne aby móc aktywnie uczestniczyć w interaktywnym wykładzie i mieć możliwość zadawania pytań nie tylko na czacie).

W CENIE SZKOLENIA UWZGLĘDNIONO 

udział w szkoleniu (czas trwania zajęć ok. 4 godzin zegarowych w każdym dniu, w zależności od interakcji uczestników) z możliwością zadawania pytań i wyjaśniania wątpliwości, materiały szkoleniowe w formie elektronicznej oraz certyfikat ukończenia szkolenia w formie elektronicznej  (istnieje możliwość dosłania wersji papierowej).

Organizator szkolenia nie wyraża zgody na jakąkolwiek formę utrwalania, powielania, udostępniania lub nagrywania przebiegu szkolenia. Treść szkolenia i materiały szkoleniowe objęte są prawami autorskimi.

Godziny zajęć:
zajęcia rozpoczynają się w pierwszym i drugim dniu o godzinie 9:00 a kończą ok. godziny 13:00
logowanie i sprawdzanie ustawień: 8:40 – 9:00
W trakcie szkolenia na bieżąco można zadawać pytania.

Powyższe szkolenie możemy zrealizować również dla Państwa w formie szkolenia zamkniętego po zmodyfikowaniu zgodnie z Państwa życzeniem.